ตอนที่ 3 ลูกหนี้ สต็อก และเจ้าหนี้ เงินหมุนกลับมาช้าแค่ไหน

บริษัทมีกำไรจากงานที่ส่งมอบแล้ว แต่เงินบางส่วนยังอยู่ในลูกหนี้ บางส่วนอยู่ในอุปกรณ์ที่ยังไม่ขาย และบางส่วนเป็นงานที่ยังต้องผ่านเงื่อนไขก่อนมีสิทธิรับเงินโดยไม่มีเงื่อนไขอื่น ถ้าดูเพียงกำไรสุทธิจะยังไม่เห็นว่าต้องหาเงินมารองรับช่วงรอนานเท่าไร

อัตราหมุนเวียนและจำนวนวันช่วยแปลงยอดคงเหลือให้เชื่อมกับกิจกรรมที่สร้างยอดนั้น แต่มีเงื่อนไขสำคัญคือ ตัวตั้งกับตัวหารต้องเป็นเรื่องเดียวกัน สต็อกอุปกรณ์ไม่ควรถูกหารด้วยต้นทุนรวมที่มีค่าแรงวางระบบปนอยู่ เจ้าหนี้ซื้อสินค้าก็ไม่ควรเทียบกับยอดขายทั้งบริษัท

ตอนนี้จะใช้บริษัทสมมติชุดเดิม เปรียบเทียบปีที่ 1 (Y1) กับปีที่ 2 (Y2) โดยแยกส่วนขายอุปกรณ์ออกมาคำนวณวงจรเงินสด แล้วกลับไปดูว่าธุรกิจซอฟต์แวร์และ SI ต้องตามงานที่ยังไม่วางบิลอย่างไร ตัวเลขเป็นงบรายปี 12 เดือน ใช้ 365 วันและยอดเฉลี่ยต้นปีกับปลายปี ไม่มีเกณฑ์ตายตัวว่าต้องเก็บเงินหรือถือสต็อกกี่วันจึงจะดี

จากยอดคงเหลือไปเป็นรอบและจำนวนวัน

ยอดลูกหนี้ 22 ล้านบาท ณ วันสิ้นปีบอกเงินที่ค้างรับในวันนั้น หากต้องการดูความเร็วตลอดปีควรเทียบยอดลูกหนี้เฉลี่ยกับกิจกรรมขายเชื่อในช่วงเดียวกัน อัตราหมุนเวียนลูกหนี้คือยอดขายเชื่อสุทธิหารลูกหนี้เฉลี่ย ส่วนจำนวนวันเก็บเงินหรือ DSO คิดกลับเป็นลูกหนี้เฉลี่ยหารยอดขายเชื่อสุทธิแล้วคูณจำนวนวันของงวด

เมื่อใช้ฐานตรงกัน DSO เท่ากับ 365 หารอัตราหมุนเวียนสำหรับงวดปีนี้ ค่าที่ได้เป็นตัวชี้วัดจากยอดรวม ไม่ใช่เวลาที่ใบแจ้งหนี้ทุกใบใช้จริง ลูกค้าบางรายอาจจ่ายภายในกำหนด ขณะที่ยอดเก่าบางก้อนค้างนาน จึงต้องเปิดรายงานอายุลูกหนี้ประกอบ

สำหรับสต็อก ใช้ต้นทุนสินค้าที่ขายหารสินค้าคงเหลือเฉลี่ยเพื่อหาอัตราหมุนเวียน ส่วนจำนวนวันคงเหลือหรือ DIO คือสินค้าคงเหลือเฉลี่ยหารต้นทุนสินค้าที่ขายแล้วคูณ 365 ใช้ต้นทุนเพราะสต็อกกับต้นทุนขายอยู่บนฐานต้นทุนเดียวกัน การนำยอดขายมาแทนทำให้ราคาขายและกำไรปนเข้าไปในสิ่งที่ต้องการวัด

เจ้าหนี้ควรจับคู่กับยอดซื้อเชื่อที่ก่อเจ้าหนี้นั้น จำนวนวันจ่ายเจ้าหนี้หรือ DPO จึงใช้เจ้าหนี้เฉลี่ยหารยอดซื้อเชื่อแล้วคูณ 365 ในรายงานที่หาเครดิตซื้อไม่ได้อาจพบการใช้ต้นทุนขายเป็นตัวแทน แต่ต้องบอกไว้และระวังช่วงที่สต็อกเปลี่ยนมาก เพราะซื้อเข้ากับขายออกไม่เท่ากัน

กรณีขายอุปกรณ์ต้องใช้ยอดของอุปกรณ์

ปีที่ 2 บริษัทตัวอย่างมีรายได้รวม 125 ล้านบาท ต้นทุนขายรวม 77 ล้านบาท แต่ส่วนอุปกรณ์มียอดขายเชื่อ 75 ล้านบาทและต้นทุนสินค้าที่ขาย 48 ล้านบาท ที่เหลือเป็นต้นทุนงานวางระบบกับบริการดูแล สต็อกและเจ้าหนี้การค้าในกรณีนี้เป็นของอุปกรณ์ทั้งหมด ส่วนต้นทุนค้างจ่ายของงานบริการแยกไว้อีกบัญชี

สต็อกปีที่ 2 เพิ่มจาก 10 เป็น 13 ล้านบาท จึงสมมติยอดซื้ออุปกรณ์ 48 + 3 = 51 ล้านบาท และซื้อเชื่อทั้งหมด การหายอดซื้อแบบนี้ใช้ได้ในตัวอย่างที่ไม่มีการตัดจำหน่ายสินค้า คืนสินค้า ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยน หรือรายการเคลื่อนไหวอื่น หากมีต้องปรับให้ครบก่อน

ฐานเฉลี่ยปีที่ 2 จึงเป็นลูกหนี้ (10 + 15) ÷ 2 = 12.5 ล้านบาท สต็อก (10 + 13) ÷ 2 = 11.5 ล้านบาท และเจ้าหนี้ (9 + 11) ÷ 2 = 10 ล้านบาท ทุกยอดอยู่ในสายอุปกรณ์เดียวกัน ถ้าธุรกิจมีฤดูกาลหรือสต็อกขึ้นลงระหว่างปีมาก ควรใช้ค่าเฉลี่ยที่ละเอียดกว่าสองจุด

อ่านวงจรเงินสดโดยรักษาขอบเขตเดียวกัน

ปีที่ 2 คำนวณ DSO ได้ 12.5 ÷ 75 × 365 = 60.83 วัน DIO ได้ 11.5 ÷ 48 × 365 = 87.45 วัน และ DPO ได้ 10 ÷ 51 × 365 = 71.57 วัน โดยปัดเศษเมื่อแสดงผลเท่านั้น

วงจรเงินสดหรือ Cash Conversion Cycle (CCC) เท่ากับ DIO + DSO − DPO รวมเวลาที่สินค้ารอขายและลูกหนี้รอเก็บ แล้วหักระยะที่คู่ค้าช่วยให้เครดิต ปีที่ 2 จึงได้ประมาณ 76.71 วัน ค่านี้เป็นตัวชี้วัดจากยอดเฉลี่ยของสายอุปกรณ์ ไม่ใช่จำนวนวันที่เงินทุกบาทหายไปจากบัญชี

ตัวเลขชวนให้ตรวจสองจุดคือสินค้ารอขายนานขึ้นและลูกหนี้รอเก็บนานขึ้น ส่วนระยะจ่ายเจ้าหนี้เพิ่มขึ้นช่วยรองรับบางส่วน แต่ยังไม่พอชดเชยทั้งหมด ยังสรุปไม่ได้ว่าลูกค้าผิดนัดหรือสินค้าล้าสมัย เพราะอาจมีการเปลี่ยนเงื่อนไขเครดิตหรือเตรียมของสำหรับงานที่เซ็นสัญญาแล้ว ต้องใช้รายละเอียดทดสอบคำอธิบายเหล่านี้

งานวางระบบมีช่วงรอก่อนเป็นลูกหนี้ด้วย

ในตัวอย่างนี้ ลูกหนี้การค้าคือสิทธิรับเงินที่ไม่มีเงื่อนไขอื่นนอกจากเวลาผ่านไป ส่วนสินทรัพย์ตามสัญญามีเงื่อนไขอื่นที่ยังต้องผ่าน เช่น เงื่อนไขตรวจรับที่สมมติไว้สำหรับงานบางส่วน การยังไม่ออกใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียวจึงไม่ใช่เหตุผลพอที่จะจัดทุกรายการเป็นสินทรัพย์ตามสัญญา ต้องอ่านสิทธิและเงื่อนไขจริงของสัญญา

สินทรัพย์ตามสัญญาของบริษัทสมมติเพิ่มจาก 6 เป็น 9 ล้านบาทในปีที่ 2 หากดูเฉพาะอายุลูกหนี้จะมองไม่เห็นเงินที่รออยู่ก่อนขั้นนั้น ทีมโครงการควรแยกว่าอะไรยังส่งมอบไม่ครบ อะไรรอหลักฐานตรวจรับ และอะไรมีสิทธิรับเงินแล้วแต่เอกสารเรียกเก็บยังค้างอยู่ ทั้งสามเรื่องอาจต้องใช้คนแก้ต่างกัน

เมื่อจะดู DSO รวมของธุรกิจนี้ เราจึงกำหนดตัวหารเป็นยอดเรียกเก็บเชื่อสุทธิ เพื่อเทียบกับลูกหนี้ที่เกิดจากยอดเรียกเก็บนั้น ปีที่ 2 มียอด 122 ล้านบาท ต่างจากรายได้ที่รับรู้ 125 ล้านบาท เพราะกรณีสมมติมีสินทรัพย์ตามสัญญาเพิ่ม 3 ล้านบาท ลูกหนี้รวมเฉลี่ยเท่ากับ (16 + 22) ÷ 2 = 19 ล้านบาท DSO บนฐานเรียกเก็บจึงเท่ากับ 19 ÷ 122 × 365 = 56.84 วัน เทียบกับ 52.14 วันในปีก่อน

นี่เป็น DSO บนฐานเรียกเก็บที่กำหนดไว้สำหรับการติดตามงานในตัวอย่าง ไม่ใช่การประกาศว่าสูตร DSO ทุกรายงานต้องใช้ฐานนี้ หากรายงานใช้ยอดขายเชื่อที่รับรู้ตามงบ ต้องแสดงนิยามและแยกส่วนที่ยังมีเงื่อนไขให้คนอ่านเข้าใจ ห้ามนำ DSO รวม 56.84 วันไปผสมกับ DIO และ DPO เฉพาะอุปกรณ์แล้วเรียกว่า CCC ของทั้งบริษัท

ลดจำนวนวันโดยไม่สร้างปัญหาตรงอื่น

DSO ที่สั้นลงอาจช่วยลดเงินที่รอเก็บ แต่ถ้าลดเครดิตจนเสียลูกค้าที่คุ้มค่า ต้องชั่งผลต่อยอดขายและกำไร การติดตามหนี้ตามกำหนด แก้ข้อโต้แย้ง และออกเอกสารให้ครบอาจเหมาะกว่าการตัดเครดิตลูกค้าทุกคนพร้อมกัน

DIO ที่ลดลงอาจช่วยคืนเงินจากสต็อก แต่ของสำรองสำหรับชิ้นส่วนที่รอนานมีเหตุผลต่างจากสินค้าที่ไม่มีใครต้องการ โรงงานควรแยกวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป แล้วดูเวลารอและของเสียในแต่ละช่วง ค่ารวมเพียงตัวเดียวอาจซ่อนจุดติดขัดที่ต้องแก้

DPO ที่ยาวขึ้นไม่ได้ดีเสมอ หากจ่ายเกินกำหนด เสียส่วนลด หรือทำให้คู่ค้าหยุดส่งของ การลดแรงกดดันเงินสดวันนี้อาจเพิ่มต้นทุนวันหน้า ควรแยกเครดิตที่ตกลงกันไว้กับหนี้ที่เลยกำหนด ไม่ใช้ตัวเลขเฉลี่ยที่สูงขึ้นเป็นเหตุผลให้ยืดจ่ายโดยไม่เจรจา

CCC ติดลบก็ไม่ได้รับรองว่าปลอดภัยทุกด้าน กิจการอาจรับเงินก่อนส่งมอบ แต่ยังมีภาระทำงาน ซื้อสินค้า หรือคืนเงินในเงื่อนไขบางอย่าง แผนเงินสดต้องรวมภาระเหล่านี้ ไม่ใช่มองเงินรับล่วงหน้าเป็นเงินที่ใช้ได้โดยไม่มีงานตามมา

ตรวจรายการที่ทำให้เงินยังค้างอยู่

ทีมซอฟต์แวร์หรือ SI ควรเปิดรายการงานรอตรวจรับ งานรอเรียกเก็บ และลูกหนี้เกินกำหนดแยกกัน พร้อมเจ้าของรายการและสิ่งที่ต้องทำต่อ ทีมโรงงานควรดูอายุสต็อกตามวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป พร้อมเหตุผลที่คงไว้ วิธีนี้ทำให้จำนวนวันที่เพิ่มขึ้นเชื่อมกับงานที่แก้ได้

ถ้าออกแบบข้อมูลใน Odoo ควรให้ยอดขาย ลูกหนี้ สินค้า และเจ้าหนี้แยกตามขอบเขตที่ต้องวิเคราะห์ได้ พร้อมตรวจความครบถ้วนของเอกสาร ไม่ควรรวมต้นทุนบริการเข้ากับสต็อกสินค้าเพียงเพราะอยู่ในงบต้นทุนขายบรรทัดเดียวกัน การเชื่อมข้อมูลดังกล่าวเป็นงานออกแบบและทดสอบตามกิจการ ไม่ใช่ผลที่รับรองจากชื่อโมดูล

เริ่มตรวจจากรายการที่มีผลต่อเงินมากหนึ่งกลุ่ม เช่น ลูกหนี้อุปกรณ์ก้อนใหญ่หรืองานรอตรวจรับที่ค้างมาหลายเดือน แล้วระบุวันคาดว่าจะรับเงินพร้อมหลักฐาน ตอนถัดไปจะนำข้อมูลนี้ไปอ่านสภาพคล่อง เพราะการมีสินทรัพย์หมุนเวียนมากกว่าหนี้ระยะสั้นยังไม่ตอบว่าเงินจะเข้าทันวันจ่ายหรือไม่

แนวคิดอัตราหมุนเวียนและการอ่านเงินทุนหมุนเวียนดูเพิ่มเติมได้จาก CFA Institute, Financial Analysis Techniques ความต่างระหว่างสินทรัพย์ตามสัญญากับลูกหนี้ใช้กรอบ IFRS 15 ย่อหน้า 105-108 เพื่ออธิบายตัวอย่าง ไม่ได้ระบุว่ากิจการไทยทุกแห่งใช้มาตรฐานฉบับเดียวกัน กรณีอุปกรณ์ งานวางระบบ และฐานเรียกเก็บในบทความเป็นสมมติฐานที่จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ ควรใช้คำนิยามและข้อมูลที่ตรงกับกิจการเมื่อคำนวณจริง