ออกใบแจ้งหนี้ Time and Materials ใน Odoo 19 สำหรับงานที่ปรึกษา ERP

ทีมลงเวลา 14 ชั่วโมงในสัปดาห์ที่ช่วยลูกค้าย้ายข้อมูลเข้า ERP แต่มี 2 ชั่วโมงที่ใช้แก้ไฟล์ผิดพลาดของทีมเอง และบริษัทตกลงรับต้นทุนส่วนนั้น นอกจากนี้ยังมีค่าเดินทาง 1,800 บาทที่ลูกค้าอนุมัติ ถ้าจะออกใบแจ้งหนี้จาก Odoo ยอดที่ลูกค้าต้องจ่ายควรมาจากรายการไหนบ้าง?

บทความก่อนหน้าว่าด้วยการใช้ Timesheet ดูต้นทุนและวางแผนกำลังคน รอบนี้ผมจะตามชั่วโมงชุดเดียวกันไปถึงใบแจ้งหนี้ ในงานแบบ Time and Materials (T&M) ลูกค้าจ่ายค่าชั่วโมงตามอัตราที่ตกลงกัน และจ่ายค่าวัสดุหรือค่าใช้จ่ายเฉพาะรายการที่สัญญาให้เรียกเก็บได้ บทความก่อนหน้าเรื่อง Timesheet

ตกลงเงื่อนไขให้ชัดก่อนตั้งสินค้า

ระบุอัตราค่าบริการตามบทบาทหรือประเภทงาน งานที่คิดเงินได้ รอบวางบิล เพดานชั่วโมง และวิธีขออนุมัติเมื่อใกล้เกินเพดาน ตกลงด้วยว่าค่าเดินทางต้องขออนุมัติก่อนหรือไม่ ใช้หลักฐานอะไร และคิดตามต้นทุนหรือตามราคาที่ตกลง การตั้งสินค้าใน Odoo ช่วยให้คำนวณตามเงื่อนไขเหล่านี้ได้ ส่วนการอนุมัติขอบเขตและค่าใช้จ่ายยังเป็นหน้าที่ของคนที่รับผิดชอบสัญญา

ตั้งบริการและผูกเวลาเข้าบรรทัดขาย

1. ตั้งสินค้าบริการ ใน Odoo 19 ใช้ Sales, Project, Timesheets และ Accounting สำหรับเส้นทางนี้ ไปที่ Sales → Products → Products ตั้ง Product Type เป็น Service และ Invoicing Policy เป็น Based on Timesheets ใน Create on Order เลือก Project & Task หากต้องการสร้างโครงการพร้อมงาน หรือเลือก Task และระบุโครงการที่มีอยู่ ตรวจว่าโครงการเปิดใช้ Timesheets แล้ว คู่มือ T&M ใน Odoo 19 · การเปิด Timesheets ให้โครงการ
2. ยืนยันใบสั่งขายและลงเวลา สร้างใบเสนอราคาด้วยบริการและอัตราที่ตกลง แล้วกด Confirm เมื่อลูกค้าตกลง เปิดงานที่เกี่ยวข้องจากใบสั่งขายและลงเวลาที่แท็บ Timesheets ตรวจ Sales Order Item ให้ตรงกับบรรทัดที่ใช้คิดราคา โดยเฉพาะถ้าใบสั่งขายเดียวมีค่าที่ปรึกษาหลายอัตรา แยกเวลาที่บริษัทรับต้นทุนเองไว้ในงานหรือรายการที่ไม่ผูกกับบรรทัดขายที่จะวางบิล คู่มือ T&M ใน Odoo 19 · รายละเอียดรายการ Timesheets
3. เทียบเวลาที่ลงกับยอดที่จะวางบิล ให้ผู้รับผิดชอบตรวจชั่วโมงที่ลูกค้าควรจ่ายตามรอบและเพดานที่ตกลง จากนั้นกลับไปที่ใบสั่งขาย ดู Recorded Hours และคอลัมน์ Delivered เทียบกับยอดที่เคยออกบิลแล้ว หากบริษัทใช้ขั้นตอน validate ใน Timesheets ให้ตรวจด้วยว่าการตั้งค่าของระบบให้นับชั่วโมงเข้ายอดเมื่อใด การตรวจเวลาภายในกับการอนุมัติตามสัญญาควรมีเจ้าของชัดเจน คู่มือ T&M ใน Odoo 19

เรียกเก็บค่าเดินทางจากใบสั่งขายเดียวกัน

ถ้าใช้แอป Expenses ให้ตั้งหมวดค่าใช้จ่ายใน Expenses → Configuration → Expense Categories เลือก At cost หากต้องการเรียกเก็บตามต้นทุน หรือ Sales price หากตกลงคิดตามราคาขาย ตอนลงรายการให้เลือกใบสั่งขายใน Customer to Reinvoice และตรวจ Analytic Distribution ให้ตรงกับโครงการ เมื่ออนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายและลงบัญชีแล้ว รายการจึงปรากฏบนใบสั่งขายเพื่อนำไปวางบิล คู่มือเรียกเก็บค่าใช้จ่ายคืน

ค่าใช้จ่ายที่พนักงานเบิกคืนกับยอดที่ลูกค้าต้องจ่ายเป็นคนละรายการ ถ้าทีมซื้อวัสดุจากผู้ขายโดยตรงและสัญญาให้เรียกเก็บตามต้นทุน ให้ตั้งสินค้าที่ใช้ใน Purchase ให้เปิด Can be Expensed ใช้ Invoicing Policy แบบ Delivered quantities และตั้ง Re-Invoice Expenses เป็น At cost ใส่ Analytic Distribution บนบรรทัดใบสั่งซื้อให้ตรงกับใบสั่งขายที่เกี่ยวข้อง จากนั้นยืนยันใบสั่งซื้อ ตรวจรับของเมื่อได้รับ และสร้างพร้อมยืนยันใบเรียกเก็บเงินผู้ขาย กลับไปตรวจ Order Lines บนใบสั่งขายว่ามีรายการวัสดุและจำนวนที่ยังออกใบแจ้งหนี้ได้ตรงกับที่ลูกค้าอนุมัติ คู่มือ T&M หัวข้อการเรียกเก็บยอดซื้อ

เทียบยอดก่อนกด Confirm

สมมติว่าค่าที่ปรึกษาอยู่ที่ 2,500 บาทต่อชั่วโมง ต้นทุนแรงงานภายในเฉลี่ย 900 บาทต่อชั่วโมง และค่าเดินทางเรียกเก็บตามจริง 1,800 บาท รอบนี้ยังไม่เคยวางบิล

ต้นทุนแรงงานของบริษัทยังคิดจากเวลาทำงานครบ 14 ชั่วโมง หรือ 12,600 บาท ค่าเดินทาง 1,800 บาทเป็นต้นทุนอีกส่วน เมื่อหักสองรายการนี้จากยอดขายจะเหลือ 17,400 บาทก่อนค่าใช้จ่ายอื่น ตัวเลขนี้ช่วยดูผลของงานรอบนี้จากต้นทุนที่ระบุไว้

เมื่อยอดตรงกัน เปิดใบสั่งขายแล้วกด Create Invoice เลือก Regular invoice และสร้างฉบับร่าง ตรวจ Invoice Lines ว่าจำนวนชั่วโมง อัตราขาย ค่าใช้จ่าย ภาษี และ Analytic Distribution ตรงกับรายการที่ตรวจไว้ก่อนกด Confirm ถ้าร่างขึ้น 14 ชั่วโมง ให้ย้อนดูว่าชั่วโมงที่บริษัทรับต้นทุนเองไปผูกกับบรรทัดขายไหน การแก้รายการต้นทางช่วยให้ยอดส่งมอบและยอดวางบิลตรวจสอบย้อนหลังได้ในรอบถัดไป คู่มือสร้างใบแจ้งหนี้จากเวลาทำงาน