“ผมเคยวางระบบจัดซื้อกับคลังสินค้าให้สามคลัง” ถ้าผมกำลังหาที่ปรึกษา ERP ประโยคนี้คงทำให้ผมอยากคุยต่อ คำถามถัดไปคือ “ขอเหตุการณ์หนึ่งที่ของมาส่งไม่ครบ แล้วคุณต้องตัดสินใจเองหน่อยครับ ตอนนั้นคุณทำอะไร?” โครงการที่ทำออกมาดีบอกได้ว่าทีมทำอะไรสำเร็จ ส่วนคำถามนี้ช่วยให้เห็นว่าผู้สมัครลงมือทำส่วนไหน
Cynthia Kay เขียนใน Entrepreneur ว่าเธอเคยเจอผู้สมัครที่เอาผลงานดี ๆ มาให้ดู แล้วมารู้ทีหลังว่าเขาทำเองเพียงส่วนเล็ก ๆ จากประสบการณ์ทำธุรกิจกว่า 35 ปี เธอให้น้ำหนักกับวิธีแก้ปัญหาและการทำงานกับคนอื่น โดยเฉพาะการสื่อสาร ดูด้วยว่าวิธีทำงานของเขาเหมาะกับขนาดและลักษณะงานขององค์กรไหม และใช้เวลาคัดคนให้พอ ถ้าดูแล้วว่าต้องยุติการจ้างก็อย่าปล่อยให้ค้างคา บทความของ Cynthia Kay ใน Entrepreneur วันที่ 26 พฤษภาคม 2568
ถามให้รู้ว่าผู้สมัครทำส่วนไหน
สมมติว่าทีม ERP ขนาดเล็กต้องการคนมาช่วยตั้งค่าและทดสอบขั้นตอนรับสินค้าของลูกค้า ผมจะให้ผู้สมัครทุกคนลองตอบโจทย์เดียวกัน คลังสั่งสินค้าไป 100 ชิ้น วันนี้มาถึง 80 ชิ้น ผู้ขายแจ้งว่าจะส่งอีก 20 ชิ้นตามมา คลังควรบันทึกเท่าไร และฝ่ายจัดซื้อควรเห็นยอดค้างส่งเท่าไร?
จากนั้นให้ผู้สมัครอธิบายคำตอบกับคนในทีมที่รับบทเป็นหัวหน้าคลัง เขาอธิบายได้ไหมว่าถ้ากดรับครบ 100 ชิ้น ยอดในระบบจะมากกว่าของที่มีอยู่จริง? เขาถามไหมว่าผู้ขายยืนยันวันส่งรอบถัดไปแล้วหรือยัง ก่อนจะบอกฝ่ายจัดซื้อว่าของจะมาถึงเมื่อไร? ผมจะถามต่อว่าก่อนส่งมอบงานเขาจะทดสอบอะไร เช่น ตอนรับอีก 20 ชิ้น จะตรวจอย่างไรให้แน่ใจว่าระบบไม่นับ 80 ชิ้นแรกซ้ำ
ถ้าผู้สมัครยกโครงการเก่าขึ้นมา ถามว่าเขาตัดสินใจหรือแก้อะไรเอง ใครทำส่วนที่เหลือ และเขาตรวจผลอย่างไร วาดขั้นตอนคร่าว ๆ ด้วยข้อมูลสมมติก็คุยกันได้ โดยไม่ต้องเปิดเอกสารของที่ทำงานเดิม
ให้คนที่จะทำงานด้วยช่วยดูวิธีทำงาน
Kay เล่าว่าเคยรับโปรดิวเซอร์จากบริษัทค้าปลีกขนาดใหญ่เข้ามา คนที่รับมาถนัดกำกับงาน แต่บริษัทเล็กของเธอต้องการให้โปรดิวเซอร์ลงมือผลิตงานด้วย ผมจะเอาความต่างตรงนี้มาตั้งคำถามให้ตรงกับตำแหน่งที่เปิด ถ้าที่ปรึกษาต้องนั่งคุยกับคนคลัง ตั้งค่าระบบ และทดสอบรอบแรกเอง ก็บอกตั้งแต่ต้น แล้วชวนผู้สมัครเล่าว่าจะเอาข้อมูลจากคนคลังไปตั้งค่าระบบ แล้วเตรียมให้คนคลังทดสอบซ้ำเองอย่างไร
ให้เพื่อนร่วมทีมช่วยจดสิ่งที่เห็นจริง เช่น ผู้สมัครถามไหมว่าคลังบันทึกของเสียหายอย่างไร หรืออธิบายให้ฝ่ายจัดซื้อฟังได้ไหมว่ายังค้างส่งอีกกี่ชิ้น ถ้าใครคุยแล้วติดใจอะไร ลองถามว่าเห็นหรือได้ยินอะไร แล้วจะถามเพิ่มหรือใช้โจทย์ไหนตรวจได้บ้าง คำว่า “ดูไม่เข้ากับพวกเรา” ยังบอกอะไรได้ไม่มาก
พอเริ่มงาน ให้กลับมาดูงานแบบเดียวกัน
Kay เล่าว่าธุรกิจของเธอเคยจ้างผู้รับจ้างอิสระช่วงสั้น ๆ และมีช่วงทดลองงาน เธอยังแนะนำให้เชื่อสัญชาตญาณของตัวเองด้วย ส่วนผม ถ้าคุยแล้วมีอะไรติดใจ ผมจะกลับมาดูว่าควรถามหรือทดสอบอะไรเพิ่ม แล้วตัดสินจากสิ่งที่ทีมสังเกตได้ สำหรับกรณีนี้ ก่อนจ้างใช้โจทย์จำลองสั้น ๆ ก็พอ พอที่ปรึกษาเข้ามาทำงาน ค่อยนัดให้ลองทำกับเพื่อนร่วมทีมแล้วเผื่อเวลาคุยกันหลังจบ
งานแรก ๆ อาจให้ที่ปรึกษาลองรับสินค้าบางส่วนในระบบทดสอบ บันทึกผล แล้วชี้ให้ฝ่ายจัดซื้อดูว่ายังค้างส่งเท่าไร ทีมควรเตรียมสิทธิ์เข้าใช้ รายการตัวอย่าง และคนที่ตอบคำถามเรื่องกรณีพิเศษให้ได้ ถ้าทดสอบแล้วกดรับครบ 100 ชิ้น ลองถามว่าเข้าใจขั้นตอนคลาดเคลื่อน เปิดหน้าที่ต้องใช้ไม่ได้ หรือคำสั่งงานกำกวม จากนั้นอธิบายว่าผลที่ควรได้คืออะไรและตกลงกันว่าจะลองใหม่เมื่อไร
ถ้าช่วยแก้ข้อขัดข้อง นัดดูผลรอบถัดไปชัดเจนแล้ว และยังเจอปัญหาเดิม ผู้จัดการก็มีเรื่องที่จับต้องได้ไว้คุยกับพนักงานและฝ่ายบุคคล ผมจะเริ่มที่ผลทดสอบกับผลที่เกิดกับคนใช้ระบบ จะได้คุยกันเรื่องเดียวกันในตอนที่ยังมีเวลาแก้
ถ้าอยากดูตัวอย่างการคัดคนและติดตามผลงานในบริบทไทย อ่านต่อได้ในบทความ Hire Slow, Fire Fast ใช้กับการจ้างคนในไทยอย่างไร ส่วนกรณีที่ทบทวนข้อเท็จจริงและตัดสินใจเลิกจ้างแล้ว มีตัวอย่างการพูดคุยกับพนักงานเมื่อแจ้งเลิกจ้าง